El producto Ulti-Scan permite a los usuarios existentes de Ulti-Forms añadir software de CODIGO DE BARRAS a cualquier forma y les permite escanear, almacenar, indexar, recuperar, seleccionar, y adjuntar el formulario escaneado a cualquier proceso de Ulti-Forms. Además, el producto también puede ordenar, seleccionar y presentar informes sobre los documentos escaneados a fin de ayudar a gestionar y controlar los diversos aspectos de estas formas con código de barras. Un escáner con una bandeja de alimentación es requerido.

La herramienta se puede integrar con cualquier escáner y lee automáticamente el código de barras y asigna la imagen a un índice creado por la forma a la que se le creó el código de barras. Los usos de esta herramienta son tan diversos como las formas que están asociadas con ella. Nuestro debate se centrará en "firmas" o "imágenes escaneadas de una forma" que requieren de una firma cuando se despachan a sus clientes, regresan a la oficina, se escanean y se archivan como prueba de la entrega y de la aceptación de las mercancías. Este ejemplo se llama una “Recibo Firmado de Entrega de Mercancía” en cualquier industria que entrega productos directamente al cliente.

Otro ejemplo es el envío de documentos adicionales de despacho que se utilizan en la importación y exportación de mercancías al exterior. Estos formularios también pueden ser escaneados, indexados y adjuntados los documentos originales de despacho para su archivo lógico de manera jerárquica, de tal forma que estén disponibles para su procesamiento automático por Ulti-Forms y Ulti-Scan. El proceso se inicia cuando el formulario se crea por Ulti-Forms y un código de barras se crea y se imprime en cada página del formulario. El código de barras contiene el # de transacciones, la ubicación, el # del cliente y # de las páginas asociados con la transacción. El momento de la entrega, el formulario es firmado y los conductores siguen sus entregas en la ruta asignada. Todas las formas se devuelven a la bodega donde el escáner está listo para escanear, indexar y almacenar la imagen de una manera que permita recuperar Ulti-Forms, y adjuntarla y procesarla con documento original.

No se requiere ningún proceso de entrada de información por parte del usuario. El código de barras y el programa Ulti-Scan actualizan automáticamente todos los archivos e indexan las imágenes en la carpeta que se creó cuando el formulario fue IMPRESO POR PRIMERA VEZ.